POLITICA DE GESTION DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO

POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/F.

“Propender para que las operaciones como Cooperativa de Vigilancia y Seguridad Privada, estén exentas de actividades ilícitas tales como: El contrabando, las drogas, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y demás actividades ilícitas; para ello contamos con procedimientos en la prevención y control de las operaciones y relaciones con nuestros asociados de negocio; a través de un personal calificado y cumpliendo los lineamientos establecidos por la UIAF”

COTRASER CTA en relación con la identificación, medición, control y monitoreo de los factores de riesgo propios de la actividad comercial ejercida en virtud de su objeto social ha desarrollado políticas que se constituyen en reglas de conducta y procedimientos que determinan el actuar de la cooperativa para protegerse del delito de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), estas son:

• Conocer y verificar la información reportada por los asociados, clientes y proveedores en los actos de vinculación y de actualización de datos a la cooperativa.
• Capacitar a todos los asociados en materia de prevención, control y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Indagar sobre la actividad económica de sus antecedentes y experiencia en el sector con relación a clientes y proveedores potenciales.
• Investigar sobre el origen de los insumos y bienes suministrados por los proveedores.
• Verificar antecedentes bancarios, financieros, registro de proveedores de la Cámara de Comercio, Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación y de las otras fuentes existentes para tal fin.
• Controlar y hacer seguimientos de verificación sobre solicitudes o requerimientos como pagos por encima de lo ofertado o compras inusuales de clientes o proveedores.
• Evitar los pagos en efectivo de persona a persona, cheques personales, monedas extranjeras sin verificación del sistema financiero.
• Asegurar que las cuentas por cobrar se deberán cancelar a través del uso del sistema financiero.
• Impulsar y fortalecer la cultura organizacional en materia de Administrar el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, instituyendo una conciencia colectiva sobre los beneficios de su aplicación y sobre los efectos nocivos de su desconocimiento.
• Conocer, interiorizar y cumplir y difundir con las políticas, normas internas y externas sobre la administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Verificar y actualizar la información reportada por asociados, contratistas, clientes y proveedores.
• Cumplir con las normas en materia de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todos los asociados y personas vinculadas a la Cooperativa.
• Colaborar oportunamente con las autoridades en la prevención y control del Lavado de Activos y/o financiación del Terrorismo, incluso anteponiendo en todo momento, la observancia de los principios éticos sobre los logros comerciales.
• Realizar todas las gestiones necesarias para lograr un adecuado conocimiento y evaluación permanente de los clientes y reportar en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento sobre los hechos o circunstancias que consideren necesarias reportar.
• Conocer y aplicar a cabalidad el Manual y procedimientos del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) con el fin de garantizar su correcta aplicación que contribuya a la prevención tanto del lavado de activos como de la financiación del terrorismo y sus delitos subyacentes.
• Abstenerse de celebrar operaciones con personas que no sean debidamente identificadas. El Consejo de Administración, la Gerencia, el Oficial de Cumplimiento y demás asociados responderán por las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del SIPLAFT.
• Mantener prudencia y confidencialidad para con los asociados en lo referente a la información remitida a la UIAF sobre las operaciones que se consideren sospechosas.
• Reportar en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, los hechos o circunstancias que consideren vulneradoras de una adecuada Administración de Riesgo de LA/FT y este a su vez deberá hacer el reporte a la UIAF de ser necesario.
• Conservar adecuadamente los informes y documentos que soporten el sistema de acuerdo con lo establecido en el manual del SIPLAFT.
• Abstenerse de recibir pagos en efectivo.
• Mantener la información de los asociados con la más estricta confidencialidad, siendo esta revelada a terceros únicamente como consecuencia de una regulación, de un estatuto, de un proceso legal apropiado o en el cumplimiento de las inspecciones o requerimientos de entidades de vigilancia y control debidamente autorizadas.
• Controlar en forma detallada las operaciones en que intervengan personas que manejen recursos públicos, posean algún grado de poder o reconocimiento público, definiendo para estos casos procedimientos particulares para el control y monitoreo de los mismos.
• Anteponer la observancia de los principios éticos y el cumplimiento de las normas antes que el logro de las metas de los servicios o productos.
• Iniciar procedimientos disciplinarios internos ante la negligencia de los asociados para colaborar con el SIPLAFT.

Los procedimientos que se implementen son de obligatorio cumplimiento para todos los asociados y empleados, especialmente para aquellos que intervienen en la selección de proveedores, en los acuerdos cooperativos y transacciones con proveedores externos, en la adquisición de bienes y servicios, en el manejo de dinero, en las relaciones con proveedores, en el recaudo de dinero y cartera, en las contrataciones que involucran recursos de carácter financiero y en las demás operaciones que resulten riesgosas frente al LA/FT.